CO2-registratie: impact op de privacy van jouw medewerkers?

Privacy en CO2-registratie

Het is vanzelfsprekend dat je wilt voldoen aan de nieuwe wetgeving. Tegelijkertijd draag je de verantwoordelijkheid om de privacy van je medewerkers te borgen. Hiervoor is een efficiënt en respectvol systeem nodig dat de persoonsgegevens van je medewerkers beschermt.

Wat moet je onder andere verzamelen?

• Kilometers
  Het totaal aantal kilometers dat je medewerkers afleggen voor zakelijk en woon-werkverkeer.
  
  
• Vervoermiddel
  Het type vervoermiddel dat wordt gebruikt, zoals auto, fiets, of openbaar vervoer.
  
  
• Brandstoftype
  Bij gebruik van een auto, het soort brandstof dat wordt gebruikt.

Sommige systemen die in het leven zijn geroepen voor deze registratie, vereisen het opgeven van kentekens voor specifieke voertuiginformatie. Hierbij is het van groot belang om een heldere privacy disclaimer te verstrekken aan je medewerkers, zodat zij weten waar zij aan toe zijn. 

Wat verzamel je niet?

• Persoonlijke identificeerbare informatie
  Geen kentekens of andere persoonlijke gegevens die direct naar de medewerker te herleiden zijn.
  
  
• Locatiegegevens
  Geen specifieke locatiegegevens of routes van individuele of privé ritten.

Een aanpak die privacy vriendelijk is

• Kies voor anonimiteit
  De verzamelde gegevens moeten geanonimiseerd worden voordat ze worden gerapporteerd. Dit betekent dat individuele details, zoals kentekens, niet herleidbaar zijn tot de medewerker.
  
  
• Transparantie is cruciaal
  Informeer je medewerkers over wat er wordt geregistreerd, waarom dit nodig is, en hoe hun gegevens worden beschermd.
  
  
• Privacy disclaimer
  In geval van systemen die kentekens vereisen, zorg voor een duidelijke privacy disclaimer die uitlegt hoe deze gegevens worden gebruikt en beschermd.

Hoe bereid je je voor?

Het voorbereiden op deze nieuwe verplichting kan overweldigend lijken, maar met een gestructureerde aanpak kun je dit proces vereenvoudigen.

• Begin tijdig
  Wacht niet tot het laatste moment. Begin nu al met het aanpassen van je systemen en processen of overweeg een externe partij die je hierbij kan ondersteunen.
  
  
• Gebruik de handreiking van RVO
  De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland biedt een handreiking die duidelijk maakt welke gegevens verzameld moeten worden.
  
  
• Overweeg een proefperiode
  Door nu al te starten met een vrijwillige rapportage, kun je de systemen testen en waar nodig aanpassen.

De CO2-registratie is een belangrijke stap naar een duurzamere toekomst. Door nu actie te ondernemen, zorg je ervoor dat je organisatie klaar is voor de nieuwe regelgeving en draag je bij aan het verminderen van de CO2-uitstoot. Tegelijkertijd is het van belang om de privacy van je medewerkers te waarborgen. Met een doordachte aanpak kun je aan beide verplichtingen voldoen.

Welke stappen heb je al genomen om de privacy van je medewerkers te waarborgen bij het registreren van hun reisgegevens? 

Benieuwd hoe wij ons inzetten voor de planeet? Klik hier!